協力してもらうために相手がやりやすい状況を作る

　仕事をしていると自分一人では対応しきれないことが出て来て、誰かに協力してもらわないといけない状況は必ずあります。それが、自分の能力不足が原因なのか、キャパオーバーによるものなのか、協力をしてもらった方が効率よく終わらせられるからなのか、原因は様々です。

　今回は、私が担当している業務を行なっている際に、お客様に協力を依頼するために気をつけていることを書いていきます。

協力しやすい状況を作る

今は、私はECサイトを立ち上げるために、掲載する商品の情報をリストにまとめています。私が現在、担当している業務の中ではメインです。立ち上げの前段階ということで、豊富な量の商品を掲載するために、多くの企業の商品の情報をリストにまとめていっています。

　ECサイトに掲載するためには、様々な情報が必要となります。商品のスペック(サイズや重量)、パッケージのサイズ、商品の使用方法、アピールポイント、開発ストーリーなど。
各商品のサイズや色で分けて計算すると、現在で約２００近い商品の情報を入手する必要があります。全ての商品のサイズや重さを測ってリストに打ち込んだり、商品説明やアピールポイントを企業のHPから探して来たりするのは、非常に大変な作業となります。

　また、自分で測ったサイズや重さがメーカーが持っているデータベースと違う可能性も出て来てしまいます。そのため、メーカーの担当者に問い合わせて、商品情報を送ってもらうのが、一番効率良く、正確な情報を集められる方法なのです。

　実は、最初は、お客様に面倒をかけるのは避けるべきだと思っていたので、全て自分でやろうと考えていました。しかし、先輩からメーカーが持っている情報はもらった方が楽だし、正確なので、協力を仰ぐべきだとアドバイスをもらいました。できるだけ面倒な作業は避け、効率よく仕事をしていくことが重要だと、よく教えてくれます。当然と言えば当然です。そうなると、お客様に依頼する必要があります。

　最初は、
「下記商品のサイズ、重さ、パッケージのサイズ、、、を教えていただきたいです。
　とメールで依頼をしていました。

　しかし、これでは、相手からすると、非常に面倒です。もし、先方がデータベースを持っており、情報を抜き出すためにそのデータベースを共有してもらうだけで済めばいいですが、全ての企業がそうとは限りません。

　また、返信の際に、いちいちこっちが指定した商品の名称から打ち、各商品の情報を打ち込んでいくという面倒な作業が生まれてしまいます、それでは、相手からすると忙しい日々の業務にさらに、面倒な作業が追加されることになります。

　この場合、こちらで、数値や情報を入力するだけのフォーマットを用意すると、相手が作業しやすい状況を作れます。簡単に言うと、アンケート用紙みたいなものです。しかし、ただ単に表を作り、打ち込んでください。では相手が作業しやすい状況は作れません。

　つまり、相手側が、表を見て、何を記入すればいいのかわからない項目が一つでもあってはいけないのです。なぜなら、わからない項目があると、こちらに問い合わせなくてはいけなくなるからです。そうなると、手間が増え、情報をもらうのに時間がかかってしまい、効率的ではなくなってしまいます。できることとすれば、例を提示することです。

　例えば、開発ストーリーを記入してもらう項目に、「開発ストーリーを記入してください。」だけでは、不十分です、開発ストーリーとなると、抽象的過ぎて、具体的にどういった内容を書けばいいのか明確に理解してもらうことができないかもしれません。なので、開発ストーリー（会社の歴史、開発に至った経緯、開発時のストーリー、商品に対する想い）と言うふうに記載し、具体的に伝える必要があります。

　さらに、例を提示できると、相手がこう行った情報が欲しいのかと理解してくれて、こちら側が欲しい情報を一発で入手できる確率も上がります。

　今回は、現在、私が実践している内容をお伝えしましたが、レベルが高い内容ではないです。もっと工夫して、相手ができるだけ負担を感じずに協力してもらえる状況を作れるようにレベルアップしていきます。